メールを作るうえで改行を意識していますか？
読む側に負担をかけないよう読みやすいメール、整ったメールを送りたいですよね。
“文字数を短くすると目線を動かさず次の行に移せるから短い文字数で改行する方がよい”
と、当時上司に言われことがありました。
では、実際メールの改行は一行何文字くらいがベストなのでしょうか。
そこでメールの改行について少し探ってみました。
メールの一行は何文字がベスト？
メールを作成する上で、長すぎないか？ここで改行するとおかしくないか？
など、文字数など気にすることがあります。
また受けたメールの一行がやたらと長い人もいたり、、、
パソコンで読む場合とスマートフォンで読む場合とでは、メールの見え方に違いがあります。
パソコンは大きな画面になるので、適宜改行しないと読む側の負担になります。
しかし、スマートフォンでは逆に読みずらくなる場合があるので、
読む側の環境によっても異なります。
フォントの大きさや書体によっても異なるとは思いますが
一般的には、一行の長さは「全角で20文字～30文字」くらいが一番読みやすいと考えられるようです。
Outlookでは改行される文字数の設定ができるようなので、そのようなツールを使うのも、
文字数の改善になりよいかもしれません。
ただし、文章の構成や流れを意識して改行することが大切です。
また改行以外にメールの読みやすさのポイントとしては読点（、）や行間を意識することで
文章のメリハリやテンポもついて読みやすくなります。
読みやすいメールのポイント
- 一行の長さは「全角で20文字～30文字」くらいがベスト
- 読点（、）や行間、文字と文字とのスペースなど意識して入れることで、文章のメリハリやテンポがつく
例として?改善前?と?改善後?をご覧ください。
?改善前?
改善前のメール文で指摘するところは
- 文章が長く読みづらい(区切りがないので間延びして見える)
- 行間がないので文字と文字がくっついて見え読みにくい、それにより文字数も多く見える
- 読点(、)がないので文章にリズムやテンポがない
メールを受ける側は読むのも億劫になりそうですし、伝えたい内容も伝えられない可能性もあります。
また数字など記載している場合は、埋もれてしまい読み落としなどのリスクもあります。
?改善後1?
改行を加えたことで、目線が横に流れていたのが改善でき読みやすくなりました。
しかし、読点(、)や行間がないことで文章にテンポがなく、要点が伝わりにくい印象をうけます。
文章の構成ごとに区切りをつけて、受ける側に伝えたい要点をしっかりと伝えることが大切です。
?改善後2?
受ける側も改善後2のメールであればストレスなく読むことができます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
長すぎても短すぎても読みにくいものなので、受け取る側が気持ちよく読めて
少しでも目に負担をかけない工夫をすることを心がけたいものですね。
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